26 juli 2022 Inleiding Samenwerking tussen organisaties is geen nieuw fenomeen. Organisaties zijn al eeuwenlang allianties of samenwerkingsverbanden aangegaan. Maar in de afgelopen jaren is het aantal allianties tussen organisaties aanzienlijk toegenomen. Met name in periodes van economische onzekerheid worden allianties gezien als een zinvol alternatief voor overnames, fusie of zelfs organische groei. Ondanks een stijgend belang blijft het slagingspercentage van allianties laag en worden veel beëindigd zonder het gewenste resultaat te bereiken. Volgens betrokken managers kan minstens de helft van de allianties binnen vier jaar als een mislukking worden bestempeld, terwijl onderzoek een faalpercentage van maar liefst 60-70% aantoont.[1] Er is veel onderzoek gedaan naar de succes- en faalfactoren van allianties. Maar dit traditioneel onderzoek ziet een belangrijk element over het hoofd. De meeste onderzoeks- en adviesstrategieën concentreren zich op de fit tussen de partners en de kenmerken van de alliantie, en vergeten daarbij het belang van het vermogen waarover de partners dienen te beschikken om de alliantie succesvol te beheren.[2] De alliantie- of samenwerkingsvaardigheden van de partners dragen namelijk in belangrijke mate bij aan het vergroten van het succes van hun alliantie. Daar komt bij dat het succes of falen van een alliantie vaak bepaald wordt bij aanvang van het samenwerkingsproces. In de eerste fase verkennen partners elkaars belangen en wordt een gedeelde ambitie ontwikkeld. Wanneer partijen bij het verkennen van hun mogelijke samenwerking onderling erkennen welke samenwerkingsvaardigheden zij van belang achten, stijgt de kans dat hun samenwerking succesvol zal zijn. Een Letter of Alliance Principles is een instrument waarin partijen vastleggen welke benodigde vaardigheden en welk daaruit voortvloeiend gedrag zullen bijdragen aan een succesvol beoogde samenwerking. Samenwerken is complex Samenwerken moet iets opleveren. Wat het oplevert verschilt per samenwerkingsverband. Partijen kunnen bijvoorbeeld een alliantie aangaan om een gezamenlijk schaalvoordeel te realiseren, sneller te kunnen innoveren of om nieuwe markten te ontginnen. Sommige complexe vraagstukken kunnen niet door één organisatie worden opgelost, wat samenwerken met anderen noodzakelijk maakt. Een alliantie is kansrijk wanneer mensen en organisaties zich met elkaar weten te verbinden. In een alliantie geeft iedere deelnemer een deel van zijn autonomie prijs in het vertrouwen dat hij er meer voor terugkrijgt. Dat verloopt niet eenvoudig, want autonomie ben je snel kwijt, terwijl de opbrengst onzeker is en pas op termijn (hopelijk) gerealiseerd wordt. Coördinatie van activiteiten tussen twee onafhankelijke organisaties verschilt in vele opzichten van de coördinatie van activiteiten binnen de eigen organisatie. Verschillen tussen bedrijven op het gebied van structuur, cultuur en planning moeten worden overbrugd. Dit vereist specifieke vaardigheden van de personen die bij de alliantie betrokken zijn.[3] Samenwerken is dus complex. Succesvol samenwerken is een kunst. Alliance capability Het ligt daarom voor de hand dat partijen bij het onderzoeken van hun mogelijkheid tot samenwerken, specifieke aandacht geven aan ‘deze kunst van samenwerken’. Tóch is dit niet vanzelfsprekend. Er wordt due diligence onderzoek verricht naar allerlei ‘harde kanten’ van de beoogde samenwerking, zoals financieel, fiscaal, juridisch en bedrijfseconomisch. Ook worden de potentiële markten en distributiestrategieën ontwikkeld. Maar het met elkaar onderkennen welke vaardigheden en persoonskenmerken bijdragen aan het gezamenlijk succes, en nog belangrijker hoe deze te operationaliseren, ontbreekt meestal.[4] De match tussen de organisaties qua ‘de harde kanten’ is belangrijk. Maar nog belangrijker is het bondgenootschappelijke vermogen of de samenwerkingsvaardigheid (alliance capability) van de beoogde partner. Een uitstekende fit tussen de partners wat betreft ‘de harde kanten’ is geen garantie voor een succesvolle alliantie. Onderzoek toont aan dat een gebrek aan alliance capability de kans op succes doet afnemen.[5] Wanneer partijen aan het begin van het onderzoek naar samenwerking aandacht geven aan ieders alliance capability stijgt hun kans op succes. Een Letter of Alliance Principles geeft partijen een instrument om vroegtijdig ieders alliance capability in kaart te brengen, om vervolgens proactief hierop te sturen. Letter of Alliance Principles De Letter of Alliance Principles is een verklaring die partijen ondertekenen tegelijkertijd met het vastleggen van hun gezamenlijke intenties. Deze verklaring kan een onderdeel vormen van een Letter of Intent, maar de voorkeur heeft een separate verklaring te ondertekenen waarmee het bijzondere belang van de vereiste samenwerkingsvaardigheden wordt benadrukt. De Letter of Alliance Principles is een bondig document waarin de ondertekenaars verklaren dat zij ervan overtuigd zijn dat om hun samenwerking succesvol te laten verlopen zij normen, waarden en gedrag in hun samenwerking dienen in te brengen die dit succes bevordert, proactief hierop zullen sturen en bij voorkeur deze normen, waarden en gedrag bij elkaar toetsen. Het operationeel sturen op de vereiste samenwerkingsvaardigheden draagt in belangrijke mate bij aan het succes van de alliantie. Door de vaardigheden te integreren in het (project)management van de alliantie worden deze vaardigheden een onderdeel van de PDCA-cyclus van de alliantie, maar ook van elke partner bij de alliantie. Daarnaast is periodieke evaluatie van groot belang. Maar daarover later meer. De inhoud van de Letter of Alliance Principles Onderstaande onderwerpen komen aan bod in de Letter of Alliance Principles: Iedere partij is afzonderlijk verantwoordelijk voor het bevorderen van de volgende factoren: onderling begrip en gevoel: het creëren van een gezamenlijke startpositie van hun alliantie, met een focus op de gezamenlijke belangen en doelen van partijen en van de alliantie, zodat dit onderling begrip en gezamenlijk gevoel bevordert. Daarbij wordt aandacht besteed aan het benoemen van de opofferingen en de benodigde verandering van iedere partij. Dit krijgt vorm bijvoorbeeld door een gezamenlijke kickoff (startpositie) met betrokkenheid van alle medewerkers, waarbij de hoogste leiding van elke organisatie kenbaar maakt welke opofferingen en veranderingen die zij bereid zijn te leveren;focus op gezamenlijke (klant)belangen, prioriteiten en vernieuwende inzichten: er wordt aandacht besteed aan de eindklant vanuit zijn leefwereld.Klanten worden gehoord over hun verwachtingen en irritaties met als doel om deze inzichten te gebruiken als stimulans voor verbetering van alliantie. Door middel van klantpanels of focus sessies wordt feedback verkregen van eindklanten. Dit wordt door de alliantie gebruikt om feedforward te ontwikkelen, wat bijdraagt aan een gezamenlijk beeld van de klantbehoefte en hoe hieraan te voldoen;kundige organisatie met transparante verantwoordelijkheden: partijen zorgen voor een stabiele organisatie van de alliantie. Daarvoor is vereist een duidelijke structuur, professionele bemensing en goede governance. De alliantie beschikt over een beheerste bedrijfsvoering met aantoonbare prestatie-indicatoren. Partijen toetsen medewerkers op hun samenwerkingsvaardigheden. Structuur, bemensing en governance krijgen vorm door specifieke juridische vormgeving en een heldere zeggenschapsstructuur van de alliantie. Professionele projectmanagement en monitoring zorgen voor goede bedrijfsvoering en het sturen op prestatie-indicatoren;periodieke evaluatie: partijen zullen, op het hoogste niveau, de voortgang van hun samenwerking periodiek evalueren met als doel een objectief beeld te vormen van de vorderingen. Onderdeel hiervan is dat eenmaal in de tweejaar deze evaluatie wordt verricht door een onafhankelijke derde die hierover rapporteert aan de hoogste leiding van de organisaties die de alliantie vormen. Naast het erkennen en bevorderen van deze cruciale succesfactoren, spreken de partijen af dat hun voorgenomen alliantie door de volgende beginselen wordt beheerst: het behoud van eigen belangen en posities wordt niet nagestreefd, met als doel om ‘machtsspelletjes’ te voorkomen en het centraal stellen van de doelen van de alliantie;onbegrip en onduidelijkheid tussen verschillende disciplines en rollen binnen de alliantie wordt voorkomen, waardoor het risico van stereotypering en uitsluiting wordt verkleind;kortzichtig management wordt voorkomen, zodat een focus op eigen doelstellingen en resultaten wordt vermeden;angst voor vernieuwing wordt bestreden, waardoor vertrouwen en een open dialoog kan ontstaan om het succes van de alliantie te bevorderen;er wordt aandacht besteed aan het onderhouden van goede relaties met elkaar, zonder dat dit ten koste gaat aan het realiseren van de inhoudelijke doelstellingen van de alliantie. De Letter of Alliance Principles is niet vrijblijvend De meerwaarde van een Letter of Alliance Principles is dat partijen aan het begin van hun samenwerking op gestructureerde wijze aandacht geven aan welke normen, gedrag en vaardigheden zij van belang achten voor gezamenlijk succes. Hierbij past dat het naleven van deze principles niet vrijblijvend is. Wanneer een partij van mening is dat de andere partij deze principles niet naleeft of zich onvoldoende inspant om deze te realiseren, dan wordt de andere partij daarvan op het hoogste niveau geïnformeerd. In dat geval overleggen partijen op korte termijn hoe dit (verschil van inzicht) op te lossen. Bijvoorbeeld door een onafhankelijke externe toets. Desnoods kunnen partijen via mediation een oplossing zoeken. Hoe toe te passen De gespreken die leiden tot een samenwerking zijn complex. Partijen verkennen elkaars sterkte en zwakke punten, dansen rondom een mogelijke gezamenlijke propositie zonder het achterste van hun tong te laten zien. Ervaring leert dat partijen een punt in hun gesprekken bereiken dat beiden het wenselijk achten om hun voornemen aan het papier te vertrouwen. Vrijblijvend zonder verplichtingen. Doorgaans wordt hiervoor een Letter of Intent gebruikt. Deze intentieverklaring is voor partijen een veilige instrument om hun beoogde samenwerking verder inhoudelijk te onderzoeken. Waarbij ook vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld. In deze fase van onderhandelingen is het raadzaam om de Letter of Alliance Principles te hanteren. Aangeraden wordt om te werken met een sjabloon om het gesprek tussen partijen te bevorderen over welke succesfactoren en beginselen ieder belangrijk vindt. Maar vooral waarom die partij deze belangrijk vindt. Door het hanteren van de Letter of Alliance Principles wordt ook voorkomen dat in deze fase van onderhandelingen partijen zich teveel concentreren op de traditionele ‘harde aspecten’ van hun alliantie. Het vastleggen van de gezamenlijke alliance principles en het committeren tot het naleven ervan, voorkomt dat het managen van deze belangrijke succesfactoren ‘een dode letter’ wordt. Bij voorkeur ondertekenen partijen de Letter of Alliance Principles zo vroeg als mogelijk bij hun onderzoek naar samenwerking. Maar ook wanneer een bestaande samenwerking vastloopt, kan het opstellen en ondertekenen van de Letter of Alliance Principles zorgen voor een doorstart. We hebben veel ervaring in het begeleiden van samenwerkingen en kent de kunst van het succesvol samenwerken. Zowel bij het verkennen van nieuwe samenwerkingen als bij het vlot trekken van samenwerkingen die gestrand zijn. Het toepassen van een Letter of Alliance Principles is onderdeel van ons aanpak. Hieraan gaat vooraf het toetsen bij partijen van de mate waaraan zij voldoen aan de vereiste samenwerkingsvaardigheden. Nadat deze toets met partijen is besproken wordt gezamenlijk de letter opgesteld en worden afspraken gemaakt hoe partijen ieder afzonderlijk, maar ook met elkaar hun vaardigheden ontwikkelen en monitoren. Benieuwd hoe we kunnen bijdragen aan het succesvol maken van een samenwerking, neem gerust contact op. [1]. KPMG Alliances, Alliances and networks: the next generation, Amsterdam (1996). Zie ook Jonathan Hughes and Jeff Weiss, Simple Rules for Making Alliances Work, Harvard Business Review (2007). [2]. Building Alliance Capability: management techniques for superior alliance performance, Johan Draulans, Ard-Pieter deMan and Henk W. Volberda, Long Range Planning 36 (2003), pagina 161. [3]. Building Alliance Capability: management techniques for superior alliance performance, Johan Draulans, Ard-Pieter deMan and Henk W. Volberda, Long Range Planning 36 (2003), pagina 153. [4]. Het komt voor dat ieder partij afzonderlijk een onderzoek doet naar de cultuur en de HR-processen van de ander, maar het gezamenlijk vooraf erkennen welke vaardigheden vereist zijn om de alliantie succesvol te laten verlopen is zeldzaam. Laat staan hoe partijen denken het ontwikkelen of beheersen van deze vaardigheden in operationele processen te managen en dit te monitoren. [5] Building Alliance Capability: management techniques for superior alliance performance, Johan Draulans, Ard-Pieter deMan and Henk W. Volberda, Long Range Planning 36 (2003), pagina 161.