Belang van samenwerken neemt toe

Het belang van samenwerken zal voor organisaties alleen maar toenemen. Met name omdat niet alles zelfstandig kan worden gedaan, de klant of leverancier daarom vraagt of omdat innoveren ertoe dwingt. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie in staat is om van de samenwerking een succes te maken?

Doelen worden vaak niet gehaald

Slechts één op de vier strategische allianties bereikt de voorgenomen doelen in een periode van vijf jaar. En slechts één op de drie verdient de investeringen terug, is gebleken uit een onderzoek aan de Universiteit van Tilburg. Niet erg bemoedigend wanneer je beseft dat externe samenwerkingen steeds meer het succes van jouw organisatie gaan bepalen.

De redenen waarom veel samenwerkingen niet succesvol zijn, zijn divers. Maar algemeen bekend is dat cultuurverschillen, verschillen in doelstellingen tussen partners, onvoldoende leiderschap of marktgerichtheid de belangrijkste faalfactoren zijn. Steeds meer organisaties beseffen dat succesvol samenwerken niet vanzelf komt. Samenwerken is een vak dat men in de praktijk leert.

Gedrag gericht op samenwerken: Letter of Alliance Principles

Cultuurverschillen tussen partijen staan een succesvolle samenwerking in de weg. Cultuur uit zich in het gedrag van medewerkers. ‘Goed gedrag’ is daarom een bepalende factor voor succes. Het is daarom verbazend dat in de regel partijen geen of onvoldoende concrete afspraken maken over welk gedrag zij ‘inbrengen’ in de samenwerking. Terwijl er wél afspraken worden gemaakt over de inbreng van bijvoorbeeld kapitaal, know how, de governance van de samenwerking en zelfs over welk personeel of welke directieleden zich aan de samenwerking committeren. En al deze afspraken worden vastgelegd in tal van documenten: variërend van een letter of intent, memorandum of understanding tot een joint venture agreement.

Maar alleen goede afspraken maken over deze harde factoren levert nog geen sleutel tot succes. Integendeel. Willen partijen de kans op succes vergroten dan doen zij er verstandig aan om ook goede afspraken te maken over de zachte factoren die een substantiële bijdrage leveren aan het succes van hun samenwerking. Met het vastleggen van deze zachte factoren maken partijen afspraken over het gewenste gedrag dat zij ‘inbrengen’ in hun samenwerking. Waardoor de kans op succes toeneemt.

Dispicio ondersteunt partijen bij het ontwikkelen van de vaardigheden die bijdragen aan succesvol samenwerken. Onderdeel daarvan is onze Letter of Alliance Principles. Deze overeenkomst bevat de gedragsafspraken die partijen met elkaar maken, om het succes van hun samenwerking te bevorderen.

Wanneer partijen vroegtijdig afspraken maken over succesvol gedrag:

1. wordt het streven naar het behoud van eigen belang verminderd, waardoor minder machtsspelletjes ontstaan;
2. ontstaat meer begrip voor de verschillende disciplines en rollen binnen de samenwerking, zodat stereotypering en uitsluiting wordt voorkomen;
3. wordt het risico van kortzichtig management kleiner, met als gevolg dat meer focus ontstaat op de doelen van de samenwerking;
4. zal de angst voor vernieuwing verminderen, zodat meer vertrouwen kan ontstaan met als gevolg open communicatie;
5. zal een goed ritme ontstaan in projectmanagement, wat bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen en voorkomt frustratie en het gevoel van onmacht
6. ontstaat aandacht voor het onderhouden van goede relaties met elkaar, zonder dat dit ten koste gaat van het realiseren van de inhoudelijke doelstellingen van de samenwerking.

Een Letter of Alliance Principles geeft partijen de mogelijkheid om met elkaar te delen welke ‘zachte factoren’ zij bepalend vinden voor het succes van hun samenwerking. Denk bijvoorbeeld aan:

1. het creëren van een gezamenlijke startpositie van de samenwerking, met een focus op de gezamenlijke belangen en doelen;
2. een focus op gezamenlijke (klant)belangen, prioriteiten en vernieuwende inzichten;
3. een kundige organisatie met transparante verantwoordelijkheden;
4. het op het hoogste niveau periodiek evalueren van de voortgang van de samenwerking om een objectief beeld te vormen van de vorderingen.

Slot

Bij voorkeur ondertekenen partijen de Letter of Alliance Principles zo vroeg als mogelijk bij hun onderzoek naar samenwerking. Maar ook wanneer een bestaande samenwerking vastloopt, kan het  opstellen en ondertekenen van de Letter of Alliance Principles zorgen voor een doorstart.

Wij zijn ervan overtuigd wanneer partijen expliciet prioriteit geven aan het gedrag dat zij inbrengen in de samenwerking, dat dit in belangrijke mate bijdraagt aan het succes. Of omgekeerd. Wanneer partijen geen afspraken maken over goed gedrag, accepteren zij een groot en niet beheersbaar risico dat hun samenwerking niet succesvol zal eindigen.

Henry Goverde, partner Dispicio