Inleiding

Vorig week had ik weer wat ik noem een ‘Teams-week’. Switchen tussen Microsoft Teams, Zoom, Google Meet en Skype, ik kreeg vierkante ogen van de hele dag beeldbellen. Vast herkenbaar voor iedereen die nu genoodzaakt is veel thuis te werken. En dan mag ik nog van geluk spreken. Ik beschik over een fijn kantoor op de begane grond met uitzicht op onze tuin. We hoeven dus geen keukentafel te delen.

Ik merkte bij mezelf dat er een gewoonte is ontstaan bij deze virtuele vorm van vergaderen. Bijvoorbeeld geduld opbrengen totdat iedereen is ingelogd, waardoor de vergadering steevast later begint dat aangekondigd, of je niet ergeren als de beeld- en geluidverbindingen van een deelnemer even wegvallen, waardoor je in herhalingen valt als de persoon weer ‘aanwezig is’. Maar ik merk ook de beperkingen van digitaal vergaderen. In mijn omgeving hoor ik mensen steeds vaker zich hierover beklagen.

Deze corona crisis stelt zware eisen aan ons allemaal. Succesvol samenwerken, vooral binnen organisaties, is nu belangrijker dan ooit. Maar fysiek samen werken wordt juist ontmoedigd. Zijn er tips en trucs die helpen om digitaal succesvol samen te werken?

Tips en trucs

1. Word geen houten pop: wanneer we bijeen zijn letten we onbewust op de mimiek en lichaamstaal van onze gesprekspartners. Door deze ‘te lezen’ krijgen we een gevoel hoe de ander het gesprek ervaart. Dit gevoel draagt bij aan hoe veilig we ons in het gesprek voelen. En hoe veiliger het gesprek hoe groter de kans op een succesvol uitkomst. Een goede voorzitter is hier actief me bezig tijdens een vergadering. Vooral wanneer spannende onderwerpen ter sprake komen. Bij digitaal vergaderen is het lezen van je gesprekspartner veel moeilijker. Het is zelfs onmogelijk als een deelnemer tijdelijk zijn video uitschakelt. De rol van de voorzitter is daarom veel moeilijker.
   
   Ik merk dat wanneer ik in beeld zichtbaar actief luister door bijvoorbeeld mijn hoofd te knikken, dat dit bijdraagt aan de acceptatie van de boodschap van de spreker. En omdat ik door mijn knikken mijn mening geef zonder te spreken, dit anderen uitnodigt om ook te knikken of juist te spreken wanneer zij er anders over denken. Dit helpt de voorzitter. Ik probeer dus geen houten pop te zijn in zo’n vergadering. Er is niks zo dodelijk voor de vergadersfeer als de voorzitter die steeds expliciet om erkenning of bevestiging vraagt.

2. Eet niet in beeld: digitaal vergaderen biedt kansen. Er is een ingebouwde informaliteit. Digitaal ontmoeten we collega’s thuis. De keuken, woonkamer of tuin op de achtergrond draagt bij aan een prettige sfeer. Tegelijkertijd ontstaat de uitdaging om de sfeer niet té prettig te maken waardoor de kans op goede resultaten wordt verkleind. Bijvoorbeeld, een van mijn ergernissen is wanneer een deelnemer, zittende aan haar keukentafel, rustig haar sinaasappel begint te pellen en op te eten. Juist terwijl haar collega haar punt wil maken tijdens de vergadering. Niet handig en niet constructief. Juist omdat je niet fysiek aanwezig bent moet je extra letten op je digitale aanwezigheid. Digitaal ben je namelijk niet in staat om die subtiele onbewuste gebaren te maken waarmee je aangeeft dat je het punt van jouw collega wél serieus neemt. Dus ben aanwezig. Eet je sinaasappel lekker ná de vergadering.
   
3. Stel eerder de vraag: zoals gezegd, digitaal vergaderen heeft ook nadelen. Zo merk ik dat het écht lastig is om innovatieve en creatieve processen online op gang te brengen. Persoonlijk heb ik écht de feeling met elkaar nodig. Fysiek mij gaat de creatieve vonk makkelijker over dan digitaal. Ik merk dat ik in de digitale omgeving vaker mijn intuïtie onder woorden probeer te brengen. Fysiek zou ik in de vergadering opspringen, begin te tekenen op de whiteboard om vervolgens de stift te overhandigen aan de collega die ondertussen naast me is gaan staan. Digitaal is dat lastiger. Ja, ik weet dat je schermen met elkaar kunt delen, maar toch. Ik probeer me dus te redden door eerder dan gewoon de vraag te stellen ‘heeft iemand een andere idee’ of ‘hoe zou het anders kunnen?’

Slot

Succesvol samenwerken binnen organisaties in tijden van corona is een uitdaging. We zijn minder fysiek bij elkaar en meer digitaal. Er zijn tips en trucs te leren die digitaal samen werken bevorderen. Maar vergeet ook niet de bewezen factoren voor succesvolle samenwerken, zoals het creëren van een gezamenlijke startpositie met een sterke focus op gezamenlijke belangen en doelen, en het tussentijds evalueren van het proces en de behaalde resultaten.

Heb jij tips en trucs voor het samenwerken in deze corona tijd? Ik lees ze graag.

Henry Goverde (henry.goverde.wsc@gmail.com)